La eficiencia y la eficacia en la comunicación de tareas

La actividad empresarial requiere de una gran claridad a la hora de otorgarle al tiempo el lugar de importancia que se merece, que normalmente es, o debería ser, el más alto de todos los elementos en escasez puestos en juego en la actividad económica empresarial, por encima incluso del dinero.

Como empresario, tienes la obligación de optimizar el tiempo disponible. Es decir, tienes la obligación de maximizar la eficiencia con que empleas el tiempo, optimizarlo para llevar a cabo el desarrollo de tus actividades económicas y empresariales.

Una actividad inevitable en el desarrollo y cumplimiento de la función de dirección o gerencia de la empresa es la de asignar tareas, y cada vez que una tarea se comunica requiere de extrema precisión para ser interpretada al menos con la información mínima necesaria para llevarla a cabo de forma correcta en el menor tiempo posible.

El desarrollo de la explicación y pormenores detallados de cada tarea es, en sí mismo, un gasto de tiempo, pero es necesario porque quien crea esa orden, suele obviar muchos detalles que él mismo da por supuestos, pero la parte receptora ni los conoce ni los da por supuestos.

En caso de falta de información, la tarea se desempeña de forma incorrecta, de modo que ya no faltamos a la eficiencia, sino también a la eficacia. Las consecuencias de deshacer lo hecho y volver a explicar los errores, añadir información nueva, y volver a realizarla es una pérdida de tiempo inasumible. Tenemos ineficiencia e ineficacia.

En el caso de un desarrollo excesivo, nos llena de páginas un documento que ha necesitado mucho tiempo para ser creado, que necesitará mucho tiempo para ser estudiado, y que tiene información en exceso para ser ejecutado correctamente. De este modo aseguramos la eficacia, pero no la eficiencia, ya que aun que no provocaremos errores por falta de información, si estamos usando más tiempo del necesario en más información de la necesaria.

Solamente redactando de la forma más directa y precisa la orden, obtendremos la deseada eficiencia, con la que conseguimos nuestros objetivos con el menos usao de recursos posible, o mejor dicho, con el mejor uso de recursos posible. Ni más de lo necesario, ni menos de lo imprescindible.

La teoría es muy golosa, pero no es real. Este punto ideal siempre es una tendencia, un límite, un objetivo, una quimera que nunca se consigue a la perfección, salvo alguna vez que suene la flauta como a quien le toca la lotería. Pero si es nuestro objetivo, nunca andaremos lejos del punto óptimo.

Dada la suma importancia en la gestión del tiempo por su alto valor y su escasez, tanto mejor será la gestión en la comunicación de las órdenes y así será también la perfección en el cumplimiento de la ejecución de dicha tarea al operario final., cuando mayor sea la precisión de la orden junto con la menos extensión en palabras posible.

El perfecto entendimiento para la correcta ejecución de la tarea encomendada lo defino como eficacia, puesto que la tarea se cumple.

El cumplimiento de ese mismo objetivo, con la mínima extensión de palabras, es eficiencia.

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